Salesforce Authenticator

分析者 AppCompare

家族で同じタブレットを使っていたり、仕事用の端末を複数人で扱ったりすると、ログイン時の確認を誰が受け持つのか曖昧になりがちです。Salesforce Authenticatorは、Salesforceアカウントのサインインにもう一段階の確認を加えるための認証アプリです。私が便利だと感じるのは、パスワードを入力した後の承認をスマートフォン側に分けられること。共有端末そのものを認証の中心にしない運用を考えるきっかけになります。

ただし、これは家族の端末利用を管理したり、複数人の認証をまとめたりするアプリではありません。誰のアカウントをどの端末で守るのかを先に決めておく必要があります。家庭での共有利用を想定している人にも役立つ一方、基本は個人のSalesforceログインを保護するための道具です。その線引きを理解して使えば、導入後に「家族全員で使えるはず」と期待して戸惑うことを避けられます。

共有端末でも、承認する人は決めておく

たとえば、家のパソコンを仕事にも使い、Salesforceには一人だけがログインする場面を考えてみてください。パスワードを入力する端末と、追加確認を受け取るスマートフォンを分けられるため、ログインの最後の判断を本人の手元に置きやすくなります。パソコンを家族が共用していても、認証アプリまで全員で一つのアカウントとして使う必要はありません。

一方、同じSalesforceアカウントを複数人で使い回す運用には向きません。認証アプリは、各人の役割や利用状況を整理する共有管理ツールではないからです。仕事の担当者ごとにアカウントを分けられるなら、認証も各人の端末に結び付けるほうが、誰がログインを承認したのかを明確にしやすくなります。

私なら、共用パソコンからログインする前に、アカウントの持ち主と承認担当者を決めます。家族が代わりにスマートフォンを操作するような曖昧な流れを作るより、本人が内容を見て判断するほうが安全です。端末を共用することと、認証情報を共用することは別問題。この区別が、家庭内で使うときの最初の実務的なポイントです。

導入時は、アカウントと端末の対応を整理

このアプリは、Salesforceのログインに対する追加認証を担います。使い始めるときは、アプリを入れるだけで完了と考えず、対象となるSalesforceアカウントと、承認に使うスマートフォンを対応付ける段取りを確認してください。ログイン時にどの端末で確認するのかが本人に分かっていれば、家族の端末に通知が行ってしまう、といった行き違いを減らせます。

仕事用と個人用の端末を持っている人は、普段持ち歩く端末を認証に使うのが自然に思えますが、必ずしもそれが最適とは限りません。勤務中に持ち込めない端末や、家に置いたままの予備機を選ぶと、必要なときに承認できないことがあります。私は、ログインする時間帯と場所を想像し、認証端末を手元に置けるかを先に確認するのがおすすめです。

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スマートフォンを買い替えたり、認証に使う端末を変えたりする場合も、旧端末を手放す前にアカウント側の認証設定を見直す意識が大切です。認証アプリがあるから移行も自動で済む、と決めつけないほうがよいでしょう。特に家族の誰かが初期設定を手伝う場合は、本人がアカウントへのアクセスを維持できる状態か一緒に確かめてから、古い端末を初期化するのが堅実です。

承認を家族任せにしないための段取り

家庭内で役立つのは、アプリを共有することより、認証の流れを共有しておくことです。たとえば「Salesforceに入るときは、アカウントの持ち主が自分のスマートフォンで確認する」と決めておけば、別の家族が通知を見て誤って承認する可能性を下げられます。通知の内容を確認せずに承認する習慣は、追加認証の意味を弱めてしまいます。

仕事の時間に家族が共用端末を使う家庭なら、ログイン後にアカウントを開いたままにしないことも大切です。認証アプリはログイン時の確認を助けますが、共用パソコン上のセッション管理や、家族が画面を見られる状況まで自動で解決するものではありません。利用を終えたらログアウトする、画面を離れるときはロックするなど、端末側の扱いも別に整えておきましょう。

また、本人が外出中に誰かがログイン作業を始めると、承認できずに作業が止まることがあります。これは不便ではありますが、本人確認を本人の端末に置く運用の裏返しでもあります。家族が代理で操作する必要が頻繁にあるなら、アプリの使い方を工夫するより、Salesforce側のアカウントや権限の設計を見直すほうが筋が通っています。

子どもが触れる端末では、役割を分ける

対象年齢は3歳以上とされていますが、これは家族向けの管理機能や、子どもが自分で安全に認証を扱えることを意味するものではありません。アプリの目的はあくまで認証です。小さな子どもが使うタブレットに仕事用アカウントの認証を任せるのではなく、保護者やアカウントの持ち主が管理する端末を使うのが妥当です。

子どもがスマートフォンを借りてゲームや動画を見る家庭では、認証アプリの画面や通知を不用意に触られない置き方も考えたいところです。アプリが入っている端末を貸す場合は、アカウントの持ち主がそばにいるときに使う、利用後に端末を戻す、といった簡単なルールでも境界を作れます。特別な家族管理機能があると期待せず、端末のロックや日頃の使い方と組み合わせるのが現実的です。

家族の誰かが仕事を手伝う場合も、認証の承認を頼む前に、その人がログインしてよいアカウントなのかを確認してください。アプリで承認できることと、そのアクセスが適切であることは同じではありません。私はこの点を、単なる操作上の注意ではなく、家庭内で仕事用アカウントを守る基本線として扱いたいです。

認証アプリやSMSとの使い分け

パスワードだけでログインする方法と比べると、追加の承認が入ることで、パスワードを知っているだけでは完了しない仕組みを作れます。Salesforce Authenticatorを選ぶ理由は、一般的なメモやパスワード管理アプリのようにログイン情報を保存することではなく、Salesforceへのサインインを確認する役割に絞られている点です。

SMSなど別の確認方法が利用できる環境では、スマートフォンを持っているだけでなく、通信できる状態かどうかも実用性に関わります。認証アプリを使う場合も、端末の電池切れや置き忘れはログインを妨げる要因です。どの方式が使えるかは、利用するSalesforce環境の設定に左右されるため、導入前に組織の案内を確かめておくと安心です。

複数サービスの認証を一つの汎用アプリにまとめたい人には、汎用認証アプリのほうが管理しやすい場合があります。一方、Salesforceだけを対象にして、仕事用のログイン承認を分けたい人なら、専用アプリの役割は分かりやすいでしょう。認証方法を選ぶ際は、対応サービスの幅だけでなく、端末をなくした場合に誰がどの手順で復旧できるかも比べてください。

利用者の広さと、導入前に見たい条件

ビジネス向けのアプリとして、Salesforce.com, inc.が提供しています。無料で利用でき、評価は平均4.2、評価件数はおよそ2万8千件、インストール数は500万回を超えています。こうした利用規模は多くの人に使われている目安にはなりますが、自分の会社や家庭の設定で使えるかを保証するものではありません。実際には、Salesforce側でどの認証方法が許可されているかが重要です。

公開日は2013年11月4日で、現在のバージョンは4.8.1、対応する最小OSは9です。年齢区分は3歳以上ですが、前述のとおり家族共有を管理するアプリではありません。インストール前には端末のOS条件を確認し、業務用アカウントなら組織の担当者に利用方針を聞いておくのが確実です。

評価の数だけで選ぶより、ログインする人、承認する人、端末を管理する人が同じかどうかを整理するほうが、導入判断には役立ちます。個人が自分のSalesforceアカウントを守るなら使いどころは明快です。家族全員で一つの仕事用アカウントを使いたい、あるいは子どものアクセスを細かく管理したいという場合は、別のアカウント設計や端末管理の仕組みが必要になります。

家庭で使うなら、本人の端末に本人の判断を

私の結論として、Salesforce Authenticatorは、家庭の共用端末からSalesforceにログインする人が、自分のスマートフォンで追加確認を行いたいときに検討しやすいアプリです。導入後に大切なのは、認証端末を誰が持つか、ログインを誰が承認するか、端末を失ったときにどう対応するかを曖昧にしないこと。ここを決めれば、共有パソコンを使う状況でも認証の責任を本人に保ちやすくなります。

反対に、家族で認証を一括管理したい人や、Salesforce以外のサービスも一つのアプリでまとめたい人には、期待と合わない可能性があります。私なら、Salesforceを使う本人が対応端末を持ち、組織の認証方針にも合っていると確認できた場合に選びます。共有する端末はあっても、認証の判断まで共有しない。その運用を支える用途なら、シンプルで分かりやすい選択肢です。